Sex knep för att jobba smartare, inte hårdare

Har du också problem att få ihop arbetsdagen? Är chefen en igel eller är du en chef som är sönderstressad? I en värld där arbetsdagen sällan stannar vid ’nine-to-five’, är det viktigt att hitta strategier för att öka produktiviteten utan att jobba sig till utmattning. Här är sex praktiska sätt att effektivisera arbetet.

Prioritera uppgifter med ’Eisenhower Box’

En Eisenhower Box, även känd som Eisenhower Matrix, är ett verktyg för tidsstyrning som hjälper dig att organisera och prioritera uppgifter baserat på deras brådskande och viktiga natur. Den utvecklades av Dwight D. Eisenhower, USA:s 34:e president och en femstjärnig general under andra världskriget, och har populariserats i modern tid av författare som Stephen Covey.

Genom att dela in uppgifter i ”brådskande vs icke-brådskande” och ”viktiga vs oviktiga”, effektiviserade Eisenhower sin tid och arbete. Och vem skulle kunna invända? Det gick ju trots allt hyfsat bra för honom i livet.

Så hur ska du tänka här? Till exempel, om en rapport inte är brådskande men viktig, schemalägg tid för den senare i veckan. Använd denna matris som riktlinje, och du kommer att märka en positiv förändring i både ditt arbets- och privatliv.

Brådskande och viktigt

Uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet och är avgörande för resultat eller måluppfyllelse.

Inte brådskande men viktigt

Aktiviteter som inte är tidskritiska men som har stor betydelse för personlig eller yrkesmässig utveckling och framgång.

Brådskande men inte viktigt

Uppgifter som verkar pressande men som inte nödvändigtvis gynnar dina långsiktiga mål eller bidrar till din personliga effektivitet.

Inte brådskande och inte viktigt

Mindre viktiga aktiviteter som varken är tidskritiska eller bidrar till dina långsiktiga ambitioner och som kan begränsas eller undvikas.

Delegera med tillit

Att lära sig att delegera är en konst. Till exempel, om du har en kompetent kollega som kan hantera kundkontakter, låt dem ta hand om den dagliga kommunikationen så att du kan fokusera på större projekt.

Minimera multitasking

Multitasking som en metod för effektivitet är faktiskt en missuppfattning. Studier visar att växling mellan uppgifter kan sänka IQ med tio poäng. Sätt telefonen på ’Stör Ej’ och koncentrera dig på att slutföra en uppgift i taget, såsom att fullfölja en presentation utan avbrott.

Implementera strukturerade arbetsrutiner

En stabil morgonrutin kan kickstarta din arbetsdag. Sätt första timmen till att svara på e-post och resten av förmiddagen till att jobba på ditt viktigaste projekt.

Ta regelbundna pausar med Pomodoro-tekniken

Arbeta i 25 minuters intervaller (kända som ’Pomodoros’) följt av fem minuters paus. Detta kan förbättra mental smidighet. Efter fyra ’Pomodoros’, ta en längre paus på 15 till 20 minuter.

Digitalisera din arbetsdag

Inför AI och digitala verktyg, eller implementera en molnväxel för din kommunikation. Att använda framtidens teknologi är nyckeln till att effektivisera och harmonisera din arbetsdag, från ChatGPT för att påskynda research och mejlhantering, till Asana och Microsoft Teams för kommunikation och projektledning, är avgörande för ett mer framgångsrikt arbetsliv.